Niet elke klant boekt online. Loopt er iemand binnen of belt iemand, dan zet je de afspraak zelf in de agenda. Dat kan ook in de agenda van je team.
Een afspraak toevoegen
- Open de agenda via Agenda bovenaan, of met de privélink van je team.
- Klik op de blauwe plusknop naast de maand. Op een smal scherm is dat de knop Nieuwe afspraak.
- Kies de Behandeling en de Medewerker, en vul de Datum en Tijd in.
- Vul de Naam klant in. Telefoon (optioneel) en E-mail (optioneel) mogen leeg.
- Klik op Opslaan.
Je ziet “Afspraak toegevoegd” en de afspraak staat in de agenda. Zo’n afspraak is meteen bevestigd.
Je kunt ook buiten de werktijden van een medewerker inplannen. Alleen een tijd die overlapt met een andere afspraak van dezelfde medewerker kan niet.
Vul je een e-mailadres in, dan krijgt de klant een bevestigingsmail, als Stuur klanten een e-mail bij bevestiging en annulering aanstaat.
Verzoeken goedkeuren
Kies je op het tabblad Instellingen van Boekingen bij Nieuwe boekingen voor Ik keur elk verzoek eerst goed? Dan komt een online boeking als verzoek in de agenda, met een stippellijn. Bovenaan staat hoeveel verzoeken wachten.
- Klik op het verzoek.
- Klik op Bevestigen of Afwijzen. Bij Afwijzen vraagt de agenda eerst “Weet je het zeker?”. Klik dan op Ja, afwijzen, of op Terug om het niet te doen.
Heeft de klant een e-mailadres ingevuld en staat Stuur klanten een e-mail bij bevestiging en annulering aan, dan krijgt de klant bij Bevestigen een bevestigingsmail en bij Afwijzen een e-mail dat de afspraak niet door kan gaan. In die e-mail staan het telefoonnummer en e-mailadres uit je bedrijfsgegevens, voor zover je die daar hebt ingevuld. Antwoordt de klant op die e-mail, dan komt het antwoord bij het e-mailadres uit je bedrijfsgegevens. De vraag bij Afwijzen zegt of de klant een e-mail krijgt. Zonder e-mailadres krijgt de klant geen bericht: neem dan zelf contact op. Is de afspraak al begonnen of voorbij, dan krijgt de klant ook geen e-mail.
Een afspraak annuleren
Klik op een bevestigde afspraak en dan op Afspraak annuleren. De agenda vraagt eerst “Weet je het zeker?” en zegt erbij of de klant een e-mail krijgt. Klik op Ja, annuleren om door te gaan, of op Terug. Daarna verdwijnt de afspraak uit het dagoverzicht. In de Lijst staat hij nog, met Geannuleerd. Heeft de klant een e-mailadres ingevuld, staat Stuur klanten een e-mail bij bevestiging en annulering aan en moet de afspraak nog beginnen, dan krijgt de klant een e-mail dat de afspraak is geannuleerd. Anders krijgt de klant geen bericht, bijvoorbeeld als je een afspraak opruimt die al voorbij is. Antwoordt de klant op die e-mail, dan komt het antwoord bij het e-mailadres uit je bedrijfsgegevens, als je dat hebt ingevuld.
Een afspraak verzetten kan niet: annuleer hem en plan een nieuwe in. Wil je ook je team in de agenda laten werken? Lees dan De agenda delen met je team.