Via het contactformulier, het aanmeldblok voor je nieuwsbrief en de pagina om online een afspraak te maken laten bezoekers hun gegevens bij je achter. Voor die gegevens ben jij verantwoordelijk: volgens de AVG is jouw salon de verwerkingsverantwoordelijke. SalonWebsite bewaart de gegevens voor je op servers in de Europese Unie en doet er zelf niets mee.
Je privacyverklaring
Onder het aanmeldblok, het contactformulier en het boekingsformulier staat een korte melding met een link naar je privacyverklaring. Heb je nog geen eigen verklaring, dan schrijven wij er een voor je. Die staat op je website op /privacyverklaring. Er staan de naam, het adres en de contactgegevens in die je invult onder Instellingen > Bedrijfsinfo, en alleen de formulieren die je website gebruikt.
Heb je al een eigen privacyverklaring, bijvoorbeeld op een andere website? Koppel die dan:
- Ga naar Instellingen > Nieuwsbrief.
- Vul bij Privacyverklaring het volledige webadres in, dat begint met https://.
- Klik op Opslaan en publiceer je website opnieuw.
Maak je het veld leeg, dan linkt je website weer naar de verklaring die wij schrijven. Een wijziging zie je pas op je website als je opnieuw publiceert.
Wat er gebeurt als iemand zich aanmeldt
Iemand meldt zich aan door een e-mailadres in het aanmeldblok in te vullen. Daarmee staat diegene nog niet op je lijst. We sturen eerst één mail met de vraag de aanmelding te bevestigen, en pas na een klik op Ja, ik wil de nieuwsbrief in die mail staat het adres op je lijst. Zo weet je dat het adres echt van diegene is en dat niemand een ander heeft aangemeld. Dit heet dubbele opt-in.
- De mail noemt de naam van je salon. Heb je e-mail vanaf je eigen domein aangezet, dan komt hij van je eigen domein (zie E-mail versturen vanaf je eigen domein). Anders komt hij van SalonWebsite en staat onderaan dat we hem namens je salon sturen.
- Antwoordt iemand op de mail, dan komt dat antwoord bij het e-mailadres dat je onder Instellingen > Bedrijfsinfo hebt ingevuld.
- De link in de mail werkt 7 dagen. Wie in die tijd niet bevestigt, halen we van de lijst.
- Vult iemand binnen 24 uur nog eens hetzelfde adres in, dan sturen we geen tweede mail.
Wat we vastleggen bij een aanmelding
We bewaren het e-mailadres, het moment van aanmelden, de pagina waarop dat gebeurde, welke versie van de melding erbij stond en het moment waarop iemand bevestigde. Zo kun je laten zien dat iemand toestemming gaf, en dat die toestemming bevestigd is.
Onder Instellingen > Nieuwsbrief staat bij elke aanmelding Bevestigd of Wacht op bevestiging. Klik je op CSV exporteren, dan krijg je alleen de bevestigde aanmeldingen, met al deze gegevens.
Afmelden
In elke mail die we namens je salon sturen, staat een afmeldlink. Veel mailprogramma’s, zoals Gmail, tonen daarnaast een eigen knop om je af te melden. Wie zich afmeldt, halen we meteen van je lijst.
In je eigen nieuwsbrieven zet je de afmeldlink zelf. Die staat per persoon in de export, in de kolom unsubscribe_url. Wie erop klikt, kan zich met één klik afmelden en verdwijnt dan ook bij ons van je lijst.
Je niet-mailen-lijst
Meldt iemand zich af, of haal je iemand zelf van de lijst, dan komt het adres op de niet-mailen-lijst van je website. Daarop staat geen e-mailadres, alleen een code die ervan is afgeleid (een hash). Zo komt niemand opnieuw op je lijst doordat een ander het adres invult.
Wil iemand zich later toch weer aanmelden, dan kan dat. We sturen dan een nieuwe bevestigingsmail, maar niet vaker dan één keer per 30 dagen. Pas als diegene zelf bevestigt, gaat het adres van de niet-mailen-lijst af en staat het weer op je lijst.
Iemand van de lijst halen
Vraagt iemand je om hun gegevens te wissen of om afgemeld te worden? Ga naar Instellingen > Nieuwsbrief, klik naast het e-mailadres op Verwijderen en bevestig. De aanmelding en de vastgelegde toestemming worden dan gewist en het adres komt op je niet-mailen-lijst. Staat diegene ook in je eigen nieuwsbriefprogramma, haal het adres daar dan ook weg. Verwijder je je hele website, dan gaan alle aanmeldingen en de niet-mailen-lijst mee.
Je aanmelders mailen
SalonWebsite verstuurt zelf geen nieuwsbrieven: je exporteert de lijst en mailt vanuit je eigen programma. Let daarbij op:
- Exporteer voor elke mailing opnieuw en mail alleen die adressen, en alleen over je eigen zaak: wie zich afmeldde, staat er dan niet meer in.
- Zet in elke mail de afmeldlink van die persoon, uit de kolom unsubscribe_url.
- Meldt iemand zich bij jou af, bijvoorbeeld door op je mail te antwoorden? Haal het adres dan weg met Verwijderen, zoals hierboven.
- Gebruik je een nieuwsbriefdienst? Noem die dan in een eigen privacyverklaring en koppel die zoals hierboven.
Waar je de aanmeldingen en de berichten uit je contactformulier vindt, lees je in Contactformulier en aanvragen.