Verzamelt je website persoonsgegevens, zoals berichten uit het contactformulier of afspraken, dan vertel je je bezoekers volgens de AVG wat je met hun gegevens doet. Dat doe je in een privacyverklaring. Je website heeft er al een: onder het contactformulier en het aanmeldblok staat een link naar de verklaring die wij voor je schrijven. Wil je je eigen tekst gebruiken, dan helpt dit artikel je om die te schrijven. Het is uitleg, geen juridisch advies.
Wie is verantwoordelijk
Voor de gegevens die je website verzamelt ben jij de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarvoor je ze gebruikt. Salon Website is je verwerker: wij bewaren en verwerken ze alleen om je website te laten werken. Wat we daarbij doen en laten, staat in de verwerkersovereenkomst. Die sluit je af als je een account aanmaakt, samen met de algemene voorwaarden.
Welke gegevens je website verzamelt
- Contactformulier: naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht. Je leest de berichten bij Contact.
- Nieuwsbrief: het e-mailadres van wie zich aanmeldt. De aanmeldingen staan bij Instellingen > Nieuwsbrief.
- Online afspraken (Pro): naam, e-mailadres en telefoonnummer van je klant, de behandeling, de medewerker en het tijdstip. Je ziet ze in je Agenda.
- Technische gegevens: om je website te tonen en te beveiligen, verwerken we het IP-adres van je bezoekers.
Gebruik je een van die functies niet, dan laat je dat deel weg uit je privacyverklaring.
Diensten van anderen op je website
De lettertypen en de opmaak van je website komen van onze eigen servers. Een paar onderdelen komen van anderen:
- Unsplash: de voorbeeldfoto’s van je template, zolang je ze niet vervangt door je eigen foto’s.
- Google Maps: de kaart op je contactpagina, pas geladen als je bezoeker erop klikt.
- YouTube: de voorbeeldvideo in het template Serene Spa, via youtube-nocookie.com en ook pas geladen als je bezoeker erop klikt.
De browser van je bezoeker maakt daarvoor zelf verbinding met die dienst, die daardoor het IP-adres van je bezoeker ziet. Noem die diensten in je privacyverklaring. Welke partijen wij zelf inschakelen, zoals voor hosting en e-mail, staat op de pagina Subverwerkers.
Omdat de kaart en de video pas na een klik laden, plaatsen ze geen cookies voordat je bezoeker daar iets voor doet. Meer over cookies op het platform staat in de cookieverklaring.
Wat je in je privacyverklaring zet
- Wie je bent: de naam van je bedrijf, je adres, je KvK-nummer en hoe mensen je bereiken.
- Welke gegevens je verwerkt en waarom: bijvoorbeeld een bericht om een vraag te beantwoorden, een e-mailadres om de nieuwsbrief te sturen, een afspraak om je klant te ontvangen.
- Op welke grond: voor een afspraak is dat de overeenkomst met je klant, voor de nieuwsbrief toestemming, voor een vraag via het formulier meestal je gerechtvaardigd belang.
- Wie de gegevens nog meer ziet: Salon Website als verwerker, en de diensten die je website laadt.
- Hoe lang je ze bewaart: bijvoorbeeld berichten tot een jaar nadat de vraag is afgehandeld, aanmeldingen tot iemand zich afmeldt.
- Welke rechten mensen hebben: inzage, correctie, verwijdering en bezwaar, en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Voorbeeldtekst
Pas deze tekst aan je eigen situatie aan. Vul de delen tussen [haken] in en laat weg wat je niet gebruikt.
Privacyverklaring van [naam van je salon]
[Naam van je salon], [adres], KvK [nummer], is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Je bereikt ons via [e-mailadres] of [telefoonnummer].
Welke gegevens we verwerken. Als je ons contactformulier invult, verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht om je vraag te beantwoorden. Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verwerken we je e-mailadres om je de nieuwsbrief te sturen; daar heb je toestemming voor gegeven, en je kunt je altijd afmelden. Als je online een afspraak maakt, verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de gegevens van je afspraak om de afspraak uit te voeren.
Wie je gegevens nog meer ziet. Onze website draait op Salon Website (Code Boost B.V.), die je gegevens als verwerker voor ons bewaart. Onze website toont foto’s van Unsplash; die dienst ziet daarbij je IP-adres. De kaart van Google Maps en de video van YouTube laden pas als je erop klikt. We verkopen je gegevens niet.
Hoe lang we je gegevens bewaren. Berichten bewaren we tot [termijn] nadat je vraag is afgehandeld, aanmeldingen voor de nieuwsbrief tot je je afmeldt en afspraken tot [termijn] na de afspraak.
Je rechten. Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, en bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Stuur je verzoek naar [e-mailadres]. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Verzoeken van bezoekers
Vraagt iemand om inzage in of verwijdering van de eigen gegevens, dan doe je veel zelf: berichten en bevestigde aanmeldingen voor de nieuwsbrief exporteer je als CSV (zie Contactformulier en aanvragen), een aanmelding die nog op bevestiging wacht zie je onder Instellingen > Nieuwsbrief, en afspraken zie je in je Agenda. Wat je niet zelf kunt verwijderen, verwijderen wij binnen 10 werkdagen nadat je het via Support hebt gevraagd.
Je eigen verklaring koppelen
Je website linkt standaard naar de verklaring die wij voor je schrijven. Wil je je eigen tekst op je website zetten, koppel die dan zoals beschreven in Privacyverklaring en toestemming voor je nieuwsbrief.